Syndic de copropriété : Quelles sont ses missions ?

Syndic

Le syndicat des copropriétaires désigne le principal organe de gestion de la copropriété. Il est constitué de la majorité des propriétaires d’un même immeuble ou d’un groupe d’immeubles. Il s’assure du bon fonctionnement ainsi que de l’entretien des logements, tout en procédant à la gestion des parties communes. Il est représenté par le syndic professionnel dans ces multiples tâches. Le syndic professionnel remplit plusieurs missions, dont le manquement à l’une ou l’autre peut faire l’objet de recours.

Les missions administratives

La loi du 10 juillet 1965 fixant les règles d’interaction entre copropriété et syndic prévoit diverses exigences. La gestion administrative de l’immeuble est réalisée à travers plusieurs missions. La première tâche en la matière est l’exécution effective du règlement des copropriétaires ainsi que des décisions collectives. Les syndics exécutent donc et font respecter le règlement établi par les copropriétaires et les décisions prises en assemblée générale. C’est d’ailleurs à ce titre qu’ils passent les marchés pour tous les travaux votés. La deuxième tâche administrative est celle de l’administration de l’immeuble et le recouvrement des charges. Le professionnel qui représente le syndicat procède à cet effet au recouvrement des charges communes et au paiement des dépenses ordinaires, relatives à l’entretien courant des logements, la garde de l’immeuble, l’assurance de l’immeuble et les travaux urgents visant à assurer la sécurité des occupants. Il a aussi à charge la sauvegarde des logements. En cas d’urgence, ce gestionnaire de bien immobilier procède à l’exécution des travaux importants de sa propre initiative. Il informe néanmoins les copropriétaires et convoque illico presto une assemblée générale. De même, il s’occupe du respect effectif de l’obligation d’assurance contre les dégâts. Il est le représentant du syndicat des copropriétaires en justice et aux yeux des autorités civiles. Comme vous pourrez le découvrir sur www.cotoit.fr, parmi ses obligations, il tient aussi à jour la liste des copropriétaires en indiquant à chacun ses lots. Il conserve les archives du syndicat, incluant les procès-verbaux des assemblées, le carnet d’entretien, les documents comptables et même les diagnostics techniques. Il soumet à l’autorisation de l’assemblée générale les contrats particuliers. Enfin, le syndic établit et tient à jour le carnet d’entretien des logements.

Les missions de gestion comptable et financière du syndic

Il s’agit en premier lieu de l’établissement du budget et de la comptabilité. Qu’il s’agisse d’un syndic à la carte ou d’un syndic simple, ce professionnel établit le budget en concertation avec le conseil syndical. Il tient la comptabilité individualisée pour chaque copropriétaire. En deuxième mission, on retrouve l’ouverture d’un compte postal ou bancaire séparé. Sur ce compte, sont versées sans délai toutes les sommes reçues pour le compte ou au nom du syndicat. La troisième mission concerne l’ouverture d’un compte particulier dénommé « fonds travaux ». On doit y verser les cotisations prévues pour couvrir les frais des travaux.

La souscription d’emprunt est aussi à évoquer. De fait, l’assemblée générale des copropriétaires peut décider de souscrire à un emprunt au nom du syndicat. Les conditions générales et particulières du projet de contrat de prêt collectif et la proposition d’engagement de caution doivent être communiquées par le syndicat en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée. La dernière mission est celle des obligations d’information. Le représentant du syndicat des copropriétaires est tenu de délivrer sur demande des extraits certifiés ou copies conformes des procès-verbaux de chacune des assemblées générales. Il remet aux copropriétaires sur demande une copie du diagnostic technique ou du carnet d’entretien. De même, il établit et met à jour une fiche synthétique de la propriété individuelle chaque année. Cette fiche renseigne sur les données techniques et financières concernant le bâtiment. Et si vous vous tournez vers les syndics qui ont ajouté une portée digitale à leurs activités, le syndic en ligne propose un accès sécurisé en ligne aux documents de la gestion du bâtiment. Pour les assemblées, il indique impérativement dans la convocation les modalités de consultation des comptes par chacun des copropriétaires. Grâce à Internet, ceux-ci sont informés des travaux réalisés sur les parties communes fixées par l’arrêté d’insalubrité. Dans le même registre des questions comptables, le syndic simple ou le syndic à la carte est également parfois le mandataire des copropriétaires qui bénéficient de subventions de l’Anah afin de réaliser des travaux sur chacune des parties communes.

Un champ de compétences élargi

Le syndic de copropriété possède en outre de nouvelles missions avec la loi n°2014-366 du 24 mars 2014. De ces nouvelles attributions, il est notamment à retenir qu’il procède à l’immatriculation du syndicat. Il prend une assurance responsabilité civile dès l’approbation donnée par l’assemblée générale. Il tient à jour un registre sur l’entretien de la copropriété et est tenu de mettre en ligne tous les documents y relatifs. Le but est que ces documents soient accessibles à chaque copropriétaire à tout moment. Il faut noter qu’un vrai syndic professionnel devra exécuter ces tâches de façon régulière, sans que les copropriétaires aient besoin de lui rappeler ses obligations.

Les recours possibles en cas de non-respect des missions

Lorsque les syndics, incluant le syndic simple et tous les autres types, sont défaillants, les copropriétaires peuvent initier un recours individuel ou collectif. Pour résoudre un litige avec le syndic à la carte ou celui simple, la mise en demeure est la première étape. Elle est faite par un courrier recommandé avec un accusé de réception. La procédure de négociation est initiée à l’amiable. Il peut s’agir de l’arbitrage, de la médiation ou de la procédure participative. Une action peut être intentée auprès du Tribunal de grande instance compétent. La justice désigne un administrateur provisoire, en guise de mesure temporaire, en attendant la décision de désignation du nouveau syndic. En dehors de toute procédure judiciaire, il est possible de changer tout simplement de syndicat. On évite ainsi les procédures longues et coûteuses, à la faveur parfois même d’un syndic moins cher.

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